Olen tänä vuonna kirjoittanut aivan valtavan määrän ohjeita: sisäisiä ohjeita, ohjeita asiakkaille, ohjeita sidosryhmille, jne. En itse lähtökohtaisesti pidä ohjeista, minusta asioiden pitäisi sujua ilman ohjeita, minulle on tärkeintä ymmärtää itse prosessi. Ja sitten sieltä loogisesti uskon osaavani usein käyttää laitteita intuitiivisesti ja intuitiivisesti kiroillen. Onneksi minulla on puoliso, joka taas tykkää perehtyä ohjeistuksiin ja auttaa usein asioissa eteenpäin.

Ohjeita kirjoittaessa itse asiassa alkanut pitää ohjeista. Ohjeet tuovat turvallisuuden tunteen niihin tilanteisiin, joissa ei ole ihan varma miten se asia menikään. Ne tuovat parhaimmillaan tekemiseen raamit ja raamit tuovat turvaa.

Ohjeita tekevät usein asiantuntijat tai asiaan muuten liian syvällisesti perehtyneet ihmiset. Ohjeiden tekemisessä pitää muistaa astua käyttäjän asemaan ja miettiä, mitä haasteita tai tietotarpeita heillä on. Tunnistan ainakin itse, että olisi todella kova kiusaus usein suoltaa ulos kaikki se asia, mitä tiedän. Se kuitenkin on harvemmin se, mitä käyttäjä tarvitsee.

Hyvän ohjeen prototyyppi on minulle ruokaohje - sen muoto ja rakenne on syvälle kovakoodattu. Pelkän muodon perusteella näet jo heti mikä osa on ainesosia ja missä kerrotaan valmistusohjeet, vaikka teksti olisi sellaista kieltä, mitä ei itse ymmärrä lainkaan.

Näiden viiden ohjenuoran avulla olen itse yrittänyt parantaa ohjeistuksia. Menestyksellisesti.

1. Selvitä tarve

Kuka ohjetta tarvitsee? Mihin ohjetta tarvitaan?

Älä yritä kattaa yhdellä ohjeella kaikkien eri käyttäjäryhmien tarpeita - esimerkiksi ruohonleikkurin käyttäjä kaipaa erilaisen ohjeen kuin ruohonleikkureiden korjaaja. Tee tarvittaessa eri ohjeet eri käyttäjille. Käyttäjän kannalta toimiva ohje parantaa asiakaskokemusta.

2. Selvitä muoto

Mikä muoto palvelee ohjeen käyttäjää parhaiten: Teksti? Kuva tai kuvasarja? Piirroskuva tai valokuva? Video? Ääniohjaus? Vai yhdistelmä edellä mainituista?

Tutustu tarpeeksi hyvin siihen tilanteeseen, jossa käyttäjä ohjetta käyttää, ja mieti missä muodossa ohje olisi käyttäjälle helpoin käyttää. Tee muutama vaihtoehto alkuun, jota esittelet käyttäjälle, jos et ole varma.

3. Panosta helppokäyttöisyyteen

Mieti missä ohje sijaitsee, jotta se palvelee parhaiten sitä tarvitsevaa.

Onko se digitaalisessa muodossa tietokoneella tai mobiilissa? Vai onko se paperisena mapissa? Onko se tallennettu omalle tietokoneelle vai sijaitseeko se esim. yrityksen intranetissä? Onko ohjeiden hyvä olla kiinnitettynä suoraan laitteeseen vai löytyykö ne esim. muusta paikasta samasta tilasta?

Vaihtoehtoja on paljon, ja monesti ohjeen pitää sijaita useassa paikassa. Jos ohje ei ole suoraan näkyvissä, kerro ja opasta käyttäjälle mistä ohjeet löytyvät. Hyvästäkään ohjeesta ei ole hyötyä käyttäjälle, jos hän ei löydä sitä.

4. Viimeistele kunnolla

Kirjoitusvirheet, epäselvät kuvat, sekava väritys...

Mikään ei ole ärsyttävämpää kuin mielessään korjata kirjoitusvirheitä tai pahimmillaan yrittää arvata mitä ohjeen kirjoittaja on mahtanut tarkoittaa. Saatikka epämääräiset kuvat, joista ei ymmärrä mitä milläkin kuvalla tarkoitetaan. Ohjeen viimeistely kannattaa tehdä huolella. Ohjeen tarkoitushan on viimeistellä käyttökokemus silloin, kun pelkkä intuitio ei auta viemään asiaa loppuun asti.

5. Testaa!

Kutsu todellinen käyttäjä mukaan testaamaan ohjetta läpi koko ohjeen luomisprosessin.

Uskon, että hyvän ohjeen lisäksi saat hyviä ideoita parantaa tuotteesi tai palvelusi käyttäjäkokemusta. Käyttäjän kommentteja tärkeämpiä kommentteja ei ohjeille ole olemassakaan. Siksi tämä vaihe on tärkein!

Oliko tämä hyvä ohje? Ainakin se testattiin loppukäyttäjällä.